Trong quá trình quản lý thuế và tài chính cá nhân, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc, nhưng lại thường gây khó hiểu đối với nhiều người. Vậy thực chất, chứng từ này có ý nghĩa gì và tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán thuế thu nhập cá nhân? Hãy cùng EzCash.vn khám phá khái niệm này và tìm hiểu những thay đổi mới nhất trong quy định năm 2023.
Những thông tin cần biết về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Hãy cùng tìm hiểu những thông tin quan trọng về chứng từ khấu trừ thuế TNCN để có cái nhìn rõ ràng hơn về loại chứng từ này.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là những tài liệu chứng minh các chi phí có thể được khấu trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân. Theo quy định của pháp luật, cá nhân có quyền khấu trừ một số khoản chi phí từ thu nhập chịu thuế, bao gồm:
- Chi phí bảo hiểm y tế, xã hội, thất nghiệp, tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
- Chi phí giáo dục.
- Chi phí ủng hộ từ thiện, hỗ trợ giáo dục, khoa học, văn hóa, thể thao và y tế.
- Chi phí đóng góp vào quỹ khuyến học, quỹ khuyến nông và quỹ bảo vệ môi trường.
- Chi phí đầu tư vào các dự án được ưu đãi thuế.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể là hóa đơn, biên lai, giấy chứng nhận hoặc giấy xác nhận. Nó phải chứa đầy đủ thông tin cần thiết như tên người nộp thuế, số tiền chi phí, ngày tháng năm chi phí và nội dung chi phí.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh. Đầu tiên, chúng giúp người nộp thuế xác minh và chứng minh các khoản chi phí liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, từ đó giảm bớt số tiền phải trả cho ngân sách nhà nước.
Ví dụ, nếu bạn hàng tháng phải trả 500.000 đồng cho bảo hiểm y tế, việc lập chứng từ này cho phép bạn khấu trừ số tiền này từ thu nhập chịu thuế, giúp bạn tiết kiệm một khoản đáng kể trong năm.
Ngoài ra, việc lập và nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thể hiện sự tuân thủ pháp luật của người nộp thuế. Tuân thủ quy định về chứng từ này giúp tránh được các rủi ro pháp lý như bị phạt, kiểm tra thuế hoặc bị truy thu.
Hơn nữa, việc thực hiện đúng quy trình lập và nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng đóng góp vào công tác quản lý thuế của nhà nước. Thông tin chính xác và đầy đủ từ chứng từ này giúp cơ quan thuế có cơ sở để xây dựng chính sách thuế hợp lý và công bằng cho tất cả các đối tượng nộp thuế. Điều này không chỉ là trách nhiệm cá nhân mà còn là một cách để mỗi người dân góp phần vào sự phát triển của xã hội.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc không?
Theo quy định tại khoản 2 của Điều 25 trong Thông tư 111/2013/TT-BTC về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, việc cấp chứng từ này được áp đặt bắt buộc trong các tình huống sau:
- Khi cá nhân yêu cầu khấu trừ thuế TNCN.
- Khi cá nhân không ký kết hợp đồng lao động hoặc ký kết hợp đồng lao động có thời hạn dưới 3 tháng.
Tuy nhiên, trong trường hợp cá nhân không yêu cầu hoặc không ủy quyền cho người khác để thực hiện quyết toán thuế, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không được áp đặt.
Trường hợp nào phải khấu trừ Thuế TNCN và khi nào thì được cấp chứng từ?
Các tình huống đòi hỏi khấu trừ Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) và điều kiện để được cấp chứng từ khấu trừ có thể tóm gọn như sau:
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng trong việc quyết toán thuế cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế hoặc khi cá nhân ủy quyền người khác thực hiện quyết toán thuế.
- Chứng từ này được cần đến để chứng minh số tiền thuế được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế.
- Nó cũng thể hiện sự rõ ràng và minh bạch về thu nhập hàng tháng của cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN.
- Ngoài ra, chứng từ này còn được sử dụng để xác minh tài chính trong một số hoạt động khác như đăng ký vay tiền tại ngân hàng, xin visa du lịch hoặc nộp đơn xin học bổng.
Tuy nhiên, quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể thay đổi theo từng trường hợp cụ thể. Vì vậy cần kiểm tra yêu cầu và quy định riêng biệt của từng tình huống để đảm bảo rằng chứng từ này sẽ được chấp nhận.
Quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123
Cùng cập nhật những thay đổi đáng chú ý trong quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123 để có thể chủ động trong việc quản lý thuế cá nhân.
Bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cung cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật. Từ ngày 01/7/2022 khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, tất cả cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo rằng chứng từ điện tử này sẽ đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định.
Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Theo quy định của Điều 31 trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải tuân theo các quy tắc sau đây về thời điểm:
- Đối với thu nhập đã bị khấu trừ thuế tại nguồn, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, cá nhân ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện quyết toán thuế không cần cấp chứng từ này.
- Đối với các thu nhập không khấu trừ thuế tại nguồn, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.
- Đối với thu nhập từ các hợp đồng lao động có thời hạn dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động, cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mỗi từng lần khấu trừ thuế hoặc cung cấp một chứng từ duy nhất cho tất cả các lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
- Đối với thu nhập từ các hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng trở lên, tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập chỉ cấp một chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.
Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải tuân theo các quy định tại khoản 1 của Điều 32 trong Nghị định 123, bao gồm:
- Thông tin về chứng từ khấu trừ thuế bao gồm tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế.
- Thông tin về người nộp thuế, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp.
- Thông tin về người nộp thuế (nếu có), bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp thuế.
- Quốc tịch của người nộp thuế (nếu người nộp thuế không phải là công dân Việt Nam).
- Chi tiết về khoản thu nhập, bao gồm thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và số thu nhập còn được nhận.
- Thời gian lập chứng từ.
- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập (nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, thì chữ ký sẽ là chữ ký số).
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Xác nhận của người trả thu nhập (Chữ ký và tên đầy đủ)
Điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận thông tin liên quan đến khấu trừ thuế TNCN.
Hy vọng rằng thông qua bài viết này của EzCash.vn, bạn đã thu thập được kiến thức cơ bản về chứng từ khấu trừ thuế TNCN và những điều lưu ý quan trọng khi thực hiện việc lập và gửi chứng từ này. Chúc bạn thành công trong quá trình quản lý thuế của mình!
Kim Ngọc