Quyết toán tài khoản 111 – Tiền mặt trong kế toán doanh nghiệp: nguyên tắc và cách thực hiện ra sao?
Tài khoản 111 là tài khoản quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nguyên tắc và cách quyết toán tài khoản 111. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 111
Tài khoản 111 được quy định để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. Tài khoản này bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ. Khi doanh nghiệp tiến hành thu hoặc chi tiền mặt, cần có phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của những người liên quan theo quy định về chứng từ kế toán.
Người kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hằng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Trong khi đó, người thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt, kiểm kê số tiền mặt thực tế hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ cần kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý.
2. Kết cấu và nội dung của tài khoản 111 – Tiền mặt
Tài khoản 111 – Tiền mặt có kết cấu và nội dung như sau:
Bên Nợ
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ;
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán).
Bên Có
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ;
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng tiền ghi sổ kế toán);
- Số dư bên Nợ gồm các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 111 – Tiền mặt còn có 2 tài khoản cấp 2 thuộc vào đó:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.
Để quản lý và thực hiện quyết toán tài khoản 111 hiệu quả, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán MISA meInvoice, cung cấp thông tin chi tiết và giúp kế toán tổng hợp, kế toán trưởng theo dõi và quản lý tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác thông qua các báo cáo và biểu đồ trực quan.
3. Cách quyết toán một số giao dịch chủ yếu của tài khoản 111
Dưới đây là cách quyết toán một số giao dịch chủ yếu của tài khoản 111 – Tiền mặt:
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt
a) Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế (gián thu) phải nộp này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ, kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
3.2. Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3339)
3.3. Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
- Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa có thuế GTGT)
- Có TK 711 – Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311)
3.4. Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế)
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
- Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng (1121, 1122)
- Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)
3.5. Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt; Nhận ký quỹ, ký cược của các doanh nghiệp khác bằng tiền mặt
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
- Có các TK 128, 131, 136, 138, 141, 244, 344
3.6. Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt
- Nợ TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
- Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
- Có TK 121 – Chứng khoán kinh doanh (giá vốn)
- Có các TK 221, 222, 228 (giá vốn)
- Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Và còn nhiều giao dịch khác nữa. Chi tiết xem tại nguồn
Tóm lại, tài khoản 111 – Tiền mặt là một tài khoản quan trọng trong kế toán doanh nghiệp, phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Quyết toán tài khoản này yêu cầu sự chính xác và cẩn thận. Bằng việc áp dụng các nguyên tắc và quy trình đúng đắn, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn quan tâm đến phần mềm hỗ trợ kế toán và quản lý tài chính, hãy tham khảo EzCash.vn để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ và sản phẩm.