3 bước thanh toán ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là một thuật ngữ khá phổ biến trong giao dịch ngân hàng. Đây là loại lệnh thanh toán giúp khách hàng chuyển số tiền một cách dễ dàng và nhanh chóng đến người nhận có tài khoản ở cùng hoặc khác tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán.

Hiểu đơn giản hơn, ủy nhiệm chi là một giấy tờ mà người gửi tiền tạo ra để uỷ quyền ngân hàng thực hiện thanh toán số tiền đến người nhận. Ủy nhiệm chi phải được khách hàng lập và ký trước để ngân hàng sử dụng làm căn cứ trong việc chuyển tiền cho người nhận.

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi hay còn gọi là UNC (Uncertified Cheque). Đây là một loại lệnh thanh toán do chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng để chuyển một số tiền nhất định đến người nhận có tài khoản ở tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán.

Ủy nhiệm chi là một loại chứng từ mà người dùng sử dụng để ủy quyền cho ngân hàng thực hiện thanh toán số tiền cho người nhận. Điều quan trọng là Ủy nhiệm chi phải được khách hàng thiết lập, ký và ngân hàng sẽ chỉ dựa vào đó để tiến hành việc rút tiền và chuyển cho người nhận.

Hoặc bạn có thể hiểu đơn giản như sau:

• Ủy nhiệm chi là sự uỷ quyền của người có nghĩa vụ thanh toán cho ngân hàng.
• Người được uỷ quyền chính là ngân hàng. Dưới góc độ pháp luật, ngân hàng thực hiện lệnh chi trả cho khách hàng và các hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng có thu phí.
• Nội dung công việc uỷ quyền chính là trích tiền từ tài khoản của người có nghĩa vụ thanh toán để trả cho người nhận số tiền ghi trên ủy nhiệm chi.

Ủy nhiệm chi dùng trong việc gì?

Ủy nhiệm chi hay lệnh chi được sử dụng trong các trường hợp thanh toán dịch vụ, hàng hóa hoặc chuyển tiền giữa khách hàng và bên nhận dịch vụ, bất kể họ sử dụng dịch vụ cung cấp thanh toán tại tổ chức giống hoặc khác nhau.

Việc thanh toán, chuyển tiền giữa hai khách hàng mở tài khoản tại cùng một tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán hoặc hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán khác nhau cũng có thể được thực hiện bằng lệnh ủy nhiệm chi.

Nếu dùng lệnh ủy nhiệm chi để chuyển tiền trực tiếp cho người nhận, số tiền sẽ được chuyển vào tài khoản thanh toán của người nhận (nếu người nhận có tài khoản tại tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán). Nếu người nhận không có tài khoản tại tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán, số tiền sẽ được chuyển tiếp vào tài khoản “Chuyển tiền phải trả”.

Ủy nhiệm chi cũng có thể được chủ tài khoản dùng để chuyển tiền bằng cách yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán phát hành séc chuyển tiền cầm tay. Trường hợp này chỉ sử dụng để chuyển tiền giữa hai tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán trong cùng một hệ thống.

Các tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán sẽ thoả thuận với người sử dụng dịch vụ thanh toán để quyết định thời hạn phù hợp cho lệnh ủy nhiệm chi. Khi kiểm soát và hạch toán lệnh chi, các bên phải tuân thủ thời hạn đã quy định để đảm bảo thanh toán lệnh chi nhanh chóng.

Ủy nhiệm chi dùng để làm gì?

Ủy nhiệm chi có thể được sử dụng để thanh toán, chuyển tiền giữa hai tài khoản trong hoặc cùng hệ thống.

Nếu sử dụng ủy nhiệm chi để thanh toán, số tiền của lệnh chi sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản thanh toán của người nhận.

Nếu dùng ủy nhiệm chi để chuyển tiền, số tiền sẽ được chuyển vào tài khoản thanh toán của người nhận nếu cùng hệ thống ngân hàng. Trong trường hợp khác tài khoản ngân hàng, số tiền sẽ được trả cho người nhận qua tài khoản “Chuyển tiền phải trả”.

Phân loại ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi trực tiếp: Bạn có thể ra các quầy giao dịch của ngân hàng để lấy các mẫu giấy ủy nhiệm chi và viết trực tiếp. Với những khách hàng có giao dịch thường xuyên, ngân hàng thường cung cấp cho khách hàng một quyển ủy nhiệm chi để chủ động viết nội dung trước và tiết kiệm thời gian.

Ủy nhiệm chi trực tuyến (online): Đây là mẫu ủy nhiệm chi được in trực tiếp từ trang web của ngân hàng. Khách hàng chỉ cần truy cập vào trang web của ngân hàng, điền thông tin vào form có sẵn và in ra để mang tới ngân hàng.

Ủy nhiệm chi được dùng như một chứng từ hợp lệ khi nào?

Để xem xét xem Ủy nhiệm chi có được coi là hợp pháp hay không, chúng ta cần tham khảo Điều 9 Nghị định 218/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp:

Trừ các khoản chi quy định tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả các khoản chi:
• Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật, khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp.

Các khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.

• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

• Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các khoản chi của doanh nghiệp cho việc: Thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc, hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập Bảng kê quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này.

• Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp thanh toán theo hợp đồng mà thời điểm thanh toán khác với thời điểm ghi nhận chi phí theo quy định và các khoản chi không phải có chứng tử thanh toán không dùng tiền mặt khác.

Lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi bao gồm các yếu tố sau:

• Chữ lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi, số sê ri.
• Họ tên, địa chỉ, số tài khoản người trả tiền.
• Tên, địa chỉ tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán cho người trả tiền.
• Họ tên, địa chỉ, số tài khoản người nhận.
• Tên, địa chỉ tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán cho người nhận.
• Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số.
• Nơi, ngày tháng năm lập lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi.
• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền.
• Các yếu tố khác do tổ chức cung cấp dịch vụ thanh toán quy định không vi phạm pháp luật.

Ưu và khuyết điểm của ủy nhiệm chi

Điểm cộng

• Bên trả tiền có thể toàn quyền ủy thác ngân hàng thực hiện thanh toán trực tiếp cho người nhận.
• Quá trình thanh toán bằng ủy nhiệm chi diễn ra tuyệt đối an toàn và ít có sự cố xảy ra.
• Phương thức thanh toán ủy nhiệm chi thường diễn ra nhanh chóng và đơn giản. Người nhận không còn phụ thuộc quá nhiều vào thời gian thanh toán của người trả tiền.

Hạn chế

• Người trả tiền phải trả một khoản phí cho ngân hàng thực hiện ủy nhiệm chi.
• Trong trường hợp tài khoản người trả tiền không đủ số dư, sẽ dễ gây chậm trễ trong quá trình thanh toán cho người nhận. Ngân hàng có thể từ chối thực hiện thanh toán và sẽ thực hiện thanh toán lại khi bên trả tiền bổ sung tiền vào tài khoản.

Ủy nhiệm chi có mấy liên?

Ủy nhiệm chi thông thường có 2 liên, bao gồm:

• Liên 1: Ngân hàng giữ lại.
• Liên 2: Sau khi ngân hàng xác nhận, sẽ đóng dấu và trả lại cho khách hàng để kế toán doanh nghiệp căn cứ vào đó.

Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi

Để thanh toán bằng ủy nhiệm chi, cần tuân theo 3 bước sau:

1. Lập và giao nhận ủy nhiệm chi: Người trả tiền làm thủ tục lập ủy nhiệm chi tại ngân hàng khi có nhu cầu thanh toán. Ủy nhiệm chi phải ghi đầy đủ thông tin theo mẫu quy định để được xem là hợp lệ.

2. Kiểm soát ủy nhiệm chi: Ngân hàng phục vụ sẽ trích tiền từ tài khoản của người trả tiền khi nhận được ủy nhiệm chi và tiến hành chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ người nhận.

3. Xử lý chứng từ và hạch toán: Ngân hàng phục vụ người nhận tiến hành thủ tục thanh toán nhanh chóng. Lúc này, giao dịch ủy nhiệm chi hoàn tất. Ngân hàng xử lý chứng từ và thực hiện lệnh chi tiền theo yêu cầu của khách hàng. Thông thường, sau 1 ngày làm việc, tài khoản người nhận sẽ nhận được tiền.

Cách viết ủy nhiệm chi

Phần ngân hàng ghi:

• Số bút toán: Ghi số thứ tự bút toán.
• Loại tiền: VNĐ.
• Tài khoản ghi nợ.
• Tài khoản ghi có.
• Kế toán ký và đóng dấu.

Phần kế toán doanh nghiệp ghi:

• Ngày, tháng, năm: Ghi ngày tháng giao dịch.
• Đơn vị trả tiền: Tên đơn vị cần chuyển tiền cho nhà cung cấp.
• Số tài khoản: Số tài khoản của công ty chuyển tiền.
• Tại ngân hàng: Ghi tên ngân hàng thực hiện giao dịch nơi công ty có tài khoản.
• Đơn vị nhận: Tên công ty nhận tiền thanh toán.
• CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: Bỏ trống.
• Số tài khoản: Kiểm tra thông tin tài khoản và số tài khoản của công ty cần chuyển tiền.
• Tại ngân hàng: Đối tác sẽ cung cấp tên ngân hàng, nơi mà công ty đối tác có tài khoản.
• Số tiền bằng số: Ghi chính xác số tiền Việt Nam đồng vào ô này. Ví dụ: 2.000.000 đồng.
• Số tiền bằng chữ: Ghi chính xác số tiền đã ghi ở trên thành chữ. Viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự ./. Ví dụ: Hai triệu đồng./.
• Nội dung: Ghi rõ nội dung thanh toán.

Ví dụ:

Thanh toán tiền mua hàng tuyển dụng nhân sự

• Đơn vị trả tiền: Chủ tài khoản: giám đốc ký và đóng dấu tại đây.
• Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới.

Phần dành cho khách hàng:

• Ngày/tháng/năm: Ngày lập ủy nhiệm chi.
• Tên tài khoản: Tên cá nhân/doanh nghiệp có tài khoản trích tiền.
• Số tài khoản: Tài khoản chuyển tiền.
• Tại ngân hàng: Ngân hàng có tài khoản của khách hàng.
• Số tiền bằng số: Số tiền bạn muốn chuyển, phải ghi cụ thể số tiền và loại tiền. Ví dụ: 20.000.000 VNĐ.
• Số tiền bằng chữ: Diễn giải số tiền bằng chữ. Viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự ./. Ví dụ: Hai triệu đồng./.
• Nội dung thanh toán: Lý do chuyển tiền.
• Phí: Chọn phí do đơn vị chuyển tiền trả hay đơn vị nhận trả.

Lưu ý khi thực hiện ủy nhiệm chi

• Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng cần phải kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của ủy nhiệm chi, đồng thời kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng.
• Nếu ủy nhiệm chi không hợp lệ, hợp pháp hoặc số tiền ghi trên ủy nhiệm chi vượt quá số dư trên tài khoản thanh toán của khách hàng, cần thông báo cho người lập ủy nhiệm chi, trả lại giấy tờ và từ chối thực hiện lệnh chi.
• Nếu ủy nhiệm chi hợp lệ, hợp pháp và số tiền được đảm bảo về khả năng thanh toán, ngân hàng cần tiến hành chi trả cho người nhận và trích tiền từ tài khoản người nhận.

Đó là những thông tin đầy đủ về lệnh thanh toán ủy nhiệm chi trong giao dịch. Hy vọng qua bài viết này, bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng loại lệnh giao dịch này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về ủy nhiệm chi, hãy để lại bình luận dưới đây. Chúng tôi cùng EzCash sẽ tư vấn và hỗ trợ giải đáp mọi thắc mắc của bạn.