Ủy nhiệm chi là một hình thức thanh toán giữa hai bên, thường thông qua một ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước. Mặc dù được thực hiện thông qua một đơn vị trung gian, nhưng ủy nhiệm chi vẫn đòi hỏi sự tham gia trực tiếp của các bên trong giao dịch. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về ủy nhiệm chi, cùng với sự khác biệt giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản.

1. Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi là một phương thức thanh toán phổ biến, trong đó bên trả tiền lập lệnh thanh toán với đầy đủ thông tin cá nhân của hai bên tham gia và thông tin giao dịch, sau đó gửi trực tiếp tại ngân hàng. Ngân hàng sẽ dựa vào ủy nhiệm chi này để thực hiện việc trích tiền từ tài khoản của người trả sang tài khoản của người nhận. Nếu có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến ủy nhiệm chi, ngân hàng sẽ trả lại giấy ủy nhiệm và không thực hiện lệnh chi cho đến khi có thỏa thuận mới giữa các bên.

Bản chất của ủy nhiệm chi không phải là ngân hàng chi hộ cho khách hàng, mà là khách hàng tự lập và ký tên ủy nhiệm chi. Ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian, dựa vào ủy nhiệm chi để trích tiền thanh toán từ tài khoản của khách hàng. Việc ngân hàng tự động trích tiền mà không có yêu cầu từ khách hàng sẽ vi phạm pháp luật.

2. Những quy định về ủy nhiệm chi

Mỗi ngân hàng có những quy định riêng đối với ủy nhiệm chi. Tuy nhiên, dưới đây là 3 quy định cơ bản mà người lập ủy nhiệm chi cần biết:

2.1 Quy định về số liên

Ủy nhiệm chi phải bao gồm 2 liên: 1 liên dành cho ngân hàng lưu giữ và 1 liên trả lại khách hàng để làm chứng từ đối chiếu sổ sách sau này.

2.2 Quy định về chữ ký

Chữ ký bắt buộc phải có trên ủy nhiệm chi và phải là chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký thay. Đối với những doanh nghiệp nhỏ không có kế toán trưởng, chữ ký trên ủy nhiệm chi là chữ ký của chủ tài khoản. Tất cả chữ ký phải trùng khớp với chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng.

2.3 Quy định về đóng dấu

Ủy nhiệm chi phải được đóng dấu rõ ràng, thẳng hàng, một chiều và sử dụng màu mực đúng quy định. Dấu phải đóng lên ⅓ chữ ký về bên trái.

3. Ưu, nhược điểm của ủy nhiệm chi

Trước khi sử dụng ủy nhiệm chi, bạn cần cân nhắc những ưu, nhược điểm sau:

3.1 Ưu điểm

  • Bạn không cần phải gặp trực tiếp bên nhận tiền, thay vào đó, bạn có thể ủy thác quy trình đó cho ngân hàng.
  • Ủy nhiệm chi giúp tiết kiệm thời gian và công sức, vì phương thức thanh toán này đơn giản và nhanh chóng được thực hiện bởi ngân hàng.
  • Ngân hàng đảm bảo tính an toàn, bảo mật và có quy trình kiểm tra chặt chẽ, giúp hạn chế tối đa các sai sót không đáng có.

3.2 Nhược điểm

  • Bạn sẽ phải chịu một khoản phí nhất định cho ngân hàng khi lập lệnh ủy nhiệm chi.
  • Trường hợp số dư trong tài khoản không đủ để thực hiện thanh toán, giao dịch có thể bị chậm trễ. Lúc đó, ngân hàng sẽ từ chối giao dịch và trả lại lệnh. Bạn sẽ phải bổ sung tiền vào tài khoản và lập lệnh chi mới.

4. Nội dung của ủy nhiệm chi

Theo quy định tại Thông tư 46/2014/TT-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, ủy nhiệm chi phải bao gồm các nội dung sau:

  • Chữ lệnh chi (hoặc ủy nhiệm chi), số chứng từ
  • Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi
  • Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền
  • Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền
  • Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng
  • Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng
  • Nội dung thanh toán
  • Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số
  • Ngày, tháng, năm ủy nhiệm chi có giá trị thanh toán
  • Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử) của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền ký thay và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).

Ngân hàng có thể yêu cầu các yếu tố khác trên ủy nhiệm chi, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của mình, nhưng phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.

5. Cách viết ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi được chia thành 2 phần: phần dành cho doanh nghiệp và phần dành cho ngân hàng.

5.1 Phần dành cho doanh nghiệp

  • Ngày, tháng, năm: Ghi chính xác ngày giao dịch
  • Đơn vị trả tiền: Tên công ty thực hiện việc trả tiền
  • Số tài khoản: Số tài khoản của bên chuyển tiền
  • Tại ngân hàng: Tên ngân hàng thực hiện giao dịch chuyển tiền
  • Đơn vị thụ hưởng: Tên cá nhân/doanh nghiệp được nhận tiền thanh toán
  • CMT/ Hộ chiếu… Ngày cấp… Nơi cấp… Điện thoại: Mục này để trống
  • Số tiền bằng số: Ghi đúng số tiền theo đơn vị Việt Nam đồng
  • Số tiền bằng chữ: Ghi lại số tiền như trên bằng chữ. Lưu ý viết hoa chữ cái đầu tiên và kết thúc bằng ký tự “./.”
  • Nội dung: Ghi rõ nội dung giao dịch
  • Chủ tài khoản: Giám đốc/kế toán trưởng ký và đóng dấu tại đây. Đóng thêm dấu chức danh của giám đốc ở dưới.

5.2 Phần dành cho ngân hàng

  • Số bút toán: Ghi số thứ tự bút toán
  • Loại tiền: VNĐ
  • Tài khoản ghi nợ
  • Tài khoản ghi có
  • Kế toán ký và đóng dấu.

6. Sự khác nhau giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản

Ủy nhiệm chi và chuyển khoản đều là hình thức thanh toán được thực hiện thông qua ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước. Tuy nhiên, hai hình thức này có một số điểm khác biệt quan trọng.

Chuyển khoản là việc chuyển một khoản tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác bằng nghiệp vụ kế toán, nhằm thanh toán các loại tiền bán hàng hoá, dịch vụ giữa các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức và cá nhân có tài khoản tại ngân hàng. Để thực hiện việc chuyển khoản, cả bên trả và bên nhận đều phải có tài khoản ngân hàng. Trong khi đó, ủy nhiệm chi chỉ yêu cầu bên trả có tài khoản giao dịch tại ngân hàng, bên nhận có thể nhận trực tiếp bằng tiền mặt mà không cần qua tài khoản ngân hàng.

Để lập lệnh thanh toán bằng ủy nhiệm chi, bên trả tiền cần lập theo mẫu do ngân hàng cung cấp và đảm bảo đúng các quy định. Lệnh thanh toán chuyển khoản, ngược lại, có thể được thực hiện thông qua website hoặc ứng dụng điện tử của ngân hàng.

Chuyển khoản có thể thực hiện giữa cá nhân, doanh nghiệp hoặc tổ chức bất kỳ, trong bất kỳ thời điểm nào. Ủy nhiệm chi thường được sử dụng trong việc thanh toán giữa các công ty, doanh nghiệp có giao dịch mua bán, kinh doanh trong thời gian dài và có định kỳ thanh toán.

Bài viết trên đã tóm tắt về ủy nhiệm chi, những quy định cần biết khi thực hiện thanh toán bằng phương thức này, cũng như sự khác biệt giữa ủy nhiệm chi và chuyển khoản. Bạn có thể tìm hiểu thêm hoặc nhận sự hỗ trợ chi tiết bằng cách liên hệ với EzCash.vn.

By Thai Anh

Hỗ trợ bạn đọc có thêm nhiều kiến thức vay vốn. Giúp mọi người có thể giải quyết các vấn đề tài chính trong cuộc sống thường ngày.