Một trong những yếu tố quan trọng trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp là chi phí lãi vay ngân hàng. Đối với việc theo dõi và ghi nhận đúng thời điểm, chi phí lãi vay ngân hàng thực sự là một yếu tố không thể bỏ qua. Vậy chi phí lãi vay ngân hàng là gì và cách hạch toán như thế nào? Chúng ta cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Chi phí lãi vay ngân hàng là gì?
Để hiểu rõ chi phí lãi vay ngân hàng là gì, chúng ta cần tìm hiểu về khái niệm “chi phí lãi vay” và khi nào nó được phát sinh.
Chi phí lãi vay là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả khi vay tiền từ ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó bao gồm cả lãi suất của các khoản vay ngắn hạn (dưới 1 năm), vay dài hạn (trên 1 năm), vay cá nhân và vay từ các tổ chức tín dụng khác. Dựa theo khái niệm này, khoản lãi vay ngân hàng là khoản chi phí mà doanh nghiệp chịu khi vay tiền từ ngân hàng (tổ chức tín dụng) nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
2. Hạch toán tài khoản 635 chi phí lãi vay ngân hàng như thế nào?
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, tài khoản 635 – Chi phí tài chính đã đưa ra nguyên tắc ghi nhận của tài khoản này như sau:
Như vậy, trong kỳ làm việc của doanh nghiệp, chi phí lãi vay ngân hàng sẽ được ghi nhận là một khoản chi phí tài chính và hạch toán vào tài khoản 635.
Ví dụ 1: Doanh nghiệp A, trong tháng 8/2022 phải trả lãi vay ngân hàng là 25.000.000 VND. Hạch toán chi phí lãi vay như sau:
Nợ 635: 25.000.000
Có 112: 25.000.000
Ví dụ 2: Doanh nghiệp B, trong tháng 9/2022 phải trả lãi vay cho 3 tháng 9,10,11/2022 là 60.000.000 VND. Hạch toán như sau:
Nợ 242: 60.000.000
Có 112: 60.000.000
Định kỳ tháng 9,10,11 phân bổ chi phí lãi vay:
Nợ 635: 20.000.000
Có 242: 20.000.000
Ví dụ 3: Doanh nghiệp C, trong tháng 10/2022 giải ngân một hợp đồng vay 500.000.000 VND. Theo quy định của hợp đồng, doanh nghiệp C phải trả lãi vay 3 tháng 1 lần vào cuối mỗi quý. Quý đầu tiên, doanh nghiệp C phải trả 30.000.000 VND vào ngày 31/12/2022. Hạch toán như sau:
Nợ 635: 10.000.000 (hạch toán chi phí tháng 10,11,12)
Có 335: 10.000.000
Cuối quý, sau khi thanh toán lãi vay:
Nợ 335: 30.000.000
Có 112: 30.000.000
3. Điều kiện để hạch toán tài khoản 635 hợp lệ khi chi phí lãi vay
Để chi phí lãi vay ngân hàng được coi là hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có các hồ sơ, chứng từ sau:
- Hợp đồng vay
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi vay, cho vay, trả nợ vay, trả lãi vay
- Đủ vốn điều lệ theo tiến độ góp vốn đã đăng kí
- Trường hợp vay của cá nhân, tổ chức không phải tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế, lãi suất không vượt quá 150% lãi suất do ngân hàng nhà nước ấn định tại thời điểm vay
- Hóa đơn giá trị gia tăng tiền lãi vay nếu doanh nghiệp cho vay không phải là tổ chức tín dụng
- Đối với vay của cá nhân, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 5%
Nếu doanh nghiệp vay tiền từ tổ chức không phải tổ chức tín dụng, khi trả lãi vay, phải yêu cầu doanh nghiệp cho vay lập hóa đơn GTGT. Nếu vay tiền từ cá nhân, doanh nghiệp phải trích 5% thuế thu nhập cá nhân theo mẫu 06/TNCN theo thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ tài chính.
Trong trường hợp doanh nghiệp vay tiền không phải trả lãi vay hoặc vay với lãi suất 0%, doanh nghiệp có thể bị phạt thuế do đây là giao dịch không tuân thủ giá trị giao dịch thông thường trên thị trường.
4. Quy trình vay vốn ngân hàng
Để phát sinh chi phí lãi vay, cần hiểu rõ quy trình vay vốn. Khi công ty vay vốn từ ngân hàng, công ty cần chứng minh hồ sơ vay vốn đối với ngân hàng.
- Khi ngân hàng cho vay, mục đích chính của ngân hàng là trả tiền cho nhà cung cấp. Tuy nhiên, từ quan điểm hồ sơ, ngân hàng sẽ tạo ra một tài khoản vay riêng biệt khác với tài khoản tiền gửi. Ngân hàng sẽ chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi vào tài khoản vay đó, sau đó từ tài khoản vay này chuyển sang nhà cung cấp.
→ Do đó, khi nhận được giấy báo nợ và công ty đóng ủy nhiệm chi vào giấy ủy nhiệm chi ngân hàng cung cấp để chi từ tài khoản vay mà ngân hàng tạo ra cho công ty theo món vay liên quan.
- Trong trường hợp này, nếu nợ TK 331 có TK 341 để đúng đối tượng nợ TK 331, công ty có thể hạch toán vào chứng từ nghiệp vụ khác để giảm phần phải trả cho nhà cung cấp thay vì có TK 341 vay từ ngân hàng.
→ Về bản chất, công nợ phải trả không thay đổi, chỉ thay đổi khi trả từ đối tượng này sang đối tượng khác.
Và khoản vay này sẽ được theo dõi trên tài khoản tiền vay. Khi trả cả gốc và lãi hàng tháng, ngân hàng sẽ lấy từ tài khoản tiền gửi.
Ví dụ: Khi Công ty Cổ phần Xây dựng Tam Thành đang giao dịch tài khoản ngân hàng Nông nghiệp, công ty cũng vay vốn tại ngân hàng này. Ngân hàng hiểu rằng Công ty Cổ phần Xây dựng Tam Thành có giao dịch tài khoản tiền gửi nào, nên hàng tháng ngân hàng sẽ tự trích tiền vào ngày 25->30 hàng tháng.
Nếu trả gốc:
Nợ 341 / Có 112
Nếu chỉ trả lãi:
Nợ 635 / Có 112
5. 02 Bước hạch toán tài khoản 635 trên phần mềm kế toán
Dưới đây là một ví dụ về hạch toán thực tế khi Công ty Cổ phần Xây dựng Tam Thành thực hiện ủy nhiệm chi trả lãi tiền vay:
Bước 1: Vào phân hệ “Ngân hàng” chọn “Chi tiền”.
Bước 2: Vào “Ủy nhiệm chi”
- Chọn “Đối tượng”: Tên ngân hàng (Ví dụ: Ngân hàng AGRIBANK – Ngân hàng NN)
- Chọn “Nội dung TT”: Ghi “Phí lãi vay”
- Chọn “Tài khoản hạch toán”: Định khoản TK 635 Có 1121
- Chọn “Số tiền”: Điền số tiền lãi vay
Lưu ý: Số tiền này phải khớp với chứng từ giao dịch
Chọn “Cất” để hoàn thành hạch toán ủy nhiệm chi tiền lãi vay – Hạch toán tài khoản 635.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về nghiệp vụ kế toán, hãy tham gia đặt câu hỏi để được giải đáp ngay lập tức bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những lưu ý về hạch toán tài khoản 635 – khoản lãi vay ngân hàng được Trung tâm Kế Toán Việt Hưng chia sẻ. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ và bổ ích thông tin cho quý bạn đọc. Đừng quên tham gia theo dõi Fanpage của chúng tôi để cập nhật các khóa học kế toán đa lĩnh vực, nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ trong thời gian ngắn nhất. Chúc quý bạn đọc thành công!
Đọc thêm: EzCash.vn