Hóa đơn giấy đã trở thành một trong những vấn đề đau đầu của các doanh nghiệp cung cấp nước. Tuy nhiên, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp giải quyết tối đa những khó khăn này.
1. Giới thiệu
Sử dụng nước là một nhu cầu thiết yếu của con người. Vì vậy, các doanh nghiệp cung cấp nước hàng ngày phải đối mặt với hàng chục ngàn khách hàng. Điều này đồng nghĩa với việc họ phải lập, in và lưu trữ hàng chục nghìn hóa đơn thanh toán nước mỗi tháng. Việc sử dụng hóa đơn giấy không chỉ tạo ra khối lượng công việc lớn mà còn gây lãng phí và tốn kém chi phí giấy, in ấn. Thêm vào đó, việc nhập dữ liệu số nước và lập hóa đơn trong phần mềm hiện có tại doanh nghiệp cũng mất rất nhiều thời gian. Điều này đặc biệt khó khăn trong thời điểm lập hóa đơn tập trung vào một khoảng thời gian ngắn. Khách hàng cũng phải chờ nhận hóa đơn giấy trước khi tiến hành thanh toán bằng tiền mặt. Điều này dễ dẫn đến việc nhân viên giao hóa đơn không gặp khách hàng và kéo dài thời gian xử lý công nợ. Những hộ gia đình không thanh toán kịp tiền nước có thể bị cắt nước sạch và điều này tạo ảnh hưởng tiêu cực cho hình ảnh của doanh nghiệp cung cấp nước.
2. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đã được nhiều doanh nghiệp quốc doanh, tư nhân và liên doanh nước ngoài sử dụng và mang lại lợi ích thiết thực. Đối với các doanh nghiệp cung cấp nước, hóa đơn điện tử giúp dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm thông tin khách hàng và số liệu qua phần mềm. Điều này hạn chế tối đa các sai sót thông tin hoặc số liệu của các khách hàng khác nhau. Hóa đơn điện tử còn mang lại sự hiện đại trong việc lưu trữ hóa đơn. Các doanh nghiệp không cần in ấn hóa đơn hay lập kho để lưu trữ mà chỉ cần xuất dữ liệu hóa đơn trực tiếp trong hệ thống cơ sở dữ liệu nếu đạt yêu cầu hoặc trên phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử giải quyết triệt để những vấn đề như hóa đơn giấy bị mất, hỏng, cháy, ướt, mờ chữ, mất chữ. Thông tin trên hóa đơn điện tử hiển thị rõ ràng và có thể được lưu trữ trong thời gian quy định mà không lo sợ cháy nổ hoặc thất lạc. Để tra cứu hóa đơn điện tử, bạn có thể truy cập https://ezcash.vn.
3. Cách thức áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp cung cấp nước
Nhìn nhận được những khó khăn và sự tiện lợi của việc sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cung cấp nước cần tìm hiểu và lựa chọn một đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn và hướng dẫn áp dụng phù hợp. Thái Sơn là một trong những lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp cung cấp nước. Với 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm và công nghệ thông tin dịch vụ công, Thái Sơn tự tin là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và đã được Tổng cục Thuế thẩm định.
Thái Sơn đã triển khai thành công hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice cho hai công ty cung cấp nước lớn tại thành phố Hồ Chí Minh là Công ty Cấp nước Gia Định và Công ty Cấp nước Nhà Bè. Bên cạnh việc hỗ trợ lập hóa đơn, E-Invoice còn có những tính năng vượt trội như truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, quản lý và gửi hóa đơn qua email, SMS, sử dụng một chữ ký số cho nhiều điểm xuất hóa đơn, truyền nhận dữ liệu từ hệ thống SAP, ERP, phần mềm kế toán. Để biết thêm thông tin chi tiết về E-Invoice, bạn có thể truy cập https://ezcash.vn.
Với phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, các doanh nghiệp cung cấp nước có thể giải quyết triệt để những vấn đề về hóa đơn giấy và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Hãy liên hệ với Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn để được tư vấn và hỗ trợ.