Hiện nay, việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thuế đã diễn ra thông qua hệ thống điện tử, bao gồm kê khai nộp thuế và đăng ký thuế điện tử. Trong tương lai gần, triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ là giải pháp mà ngành Thuế dự tính áp dụng sau khi đã lên lịch và lập kế hoạch cụ thể.
Cơ sở pháp lý
Quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất dựa trên thông tư và nghị định sau:
(1) Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Theo Điều 89 Luật Quản lý thuế năm 2019 và Điều 3 Nghị Định 123, hóa đơn điện tử là hóa đơn được tổ chức hoặc cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, kể cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
(2) Thông tư 78/2021/TT-BTC
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, cần sử dụng hoá đơn điện tử bắt buộc trên toàn quốc từ ngày 1/7/2022.
Việc khởi tạo hoá đơn điện tử từ máy tính tiền được xem như một mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam. Có các hình thức hoá đơn điện tử sau:
- Hoá đơn điện tử có mã CQT
- Hoá đơn điện tử không có mã CQT
- Hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế
1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền là gì?
Máy tính tiền là một hệ thống thiết bị điện tử có giải pháp công nghệ thông tin, gồm các chức năng chính như tính tiền, lưu trữ dữ liệu bán hàng, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tra cứu và báo cáo giao dịch.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Hóa đơn từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử.
Cụ thể, cấu trúc của mã cơ quan thuế trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền gồm 23 ký tự:
C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 – C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20
2. 08 đối tượng nên sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Có 8 loại hình kinh doanh nên sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, bao gồm:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Bán lẻ hàng tiêu dùng
- Ăn uống
- Nhà hàng
- Khách sạn
- Bán lẻ thuốc tân dược
- Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác
Vậy, các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B (nhà hàng, quán ăn, karaoke, bida, quán cafe, trà chanh, sinh tố…) sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
3. 5 quy định khi xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền cần nắm rõ
3.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Đối với việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Đơn vị đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế.
- Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, email.
- Đơn vị sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử và có khả năng dẫn truyền dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế.
3.2. Nguyên tắc áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Dựa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, áp dụng các nguyên tắc sau cho hoá đơn điện tử:
- Đơn vị cần đảm bảo nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số.
- Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
3.3. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần có các nội dung sau:
- Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Thông tin người mua (mã định danh cá nhân, mã số thuế… nếu yêu cầu từ người mua).
- Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ.
- Tên sản phẩm, dịch vụ.
- Đơn giá.
- Số lượng.
- Giá thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Mã của cơ quan thuế.
Lưu ý:
- Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, nội dung hóa đơn cần ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có GTGT.
- Mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử là mã được cấp bởi cơ quan thuế khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử. Mã được cấp tự động và không trùng lặp.
3.4. Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được quy định như sau:
-
Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa thu tiền.
-
Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa thu tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).
-
Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.
3.5. Trách nhiệm người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ trách nhiệm của người bán hàng hoặc người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền:
- Đảm bảo đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế và khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu đến cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế theo quy định tại Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đảm bảo lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78.
- Đảm bảo áp dụng dải ký tự có mã được cấp bởi cơ quan Thuế khi lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền, và mã này cần liên tục và duy nhất.
- Đảm bảo chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khởi tạo từ máy tính tiền đến cổng Thông tin điện tử của cơ quan Thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn.
- Chuyển dữ liệu được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu hoá đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ này phải đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định, được Tổng Cục Thuế thẩm định và công nhận.
4. Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi áp dụng hoá đơn từ máy tính tiền:
4.1 Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế
- Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế, giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn.
- Tăng tính minh bạch trong việc nộp thuế, hạn chế các trường hợp kê khai không tự giác, không trung thực từ hộ kinh doanh.
4.2 Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với người nộp thuế, các đơn vị kinh doanh
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi mua hóa đơn chứng từ hợp pháp và xử lý sai sót trực tiếp cho giao dịch trên máy tính tiền khi cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo tiêu chuẩn cơ quan thuế.
- Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
- Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng minh bạch, thuận tiện hơn, tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.
Vậy việc sử dụng hoá đơn điện tử kết nối với máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích hai bên cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế trong lĩnh vực nhà hàng, quán ăn và các doanh nghiệp khác.
5. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Để xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền, người nộp thuế cần đăng ký sử dụng theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp 1: Nếu người nộp thuế chưa từng sử dụng hoá đơn điện tử và thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, cần đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
- Trường hợp 2: Nếu người nộp thuế đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, cần thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
6. Câu hỏi liên quan đến hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
6.1 Khi nào cần phải áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền?
Hiện chưa có thời gian cụ thể áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền, do Tổng Cục Thuế đang lên kế hoạch và xây dựng giải pháp, quy định rõ ràng cho việc áp dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong thời gian tới.
6.2 Máy tính tiền có phải là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp?
Đúng, máy tính tiền là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp vì:
- Máy tính tiền là thiết bị điện tử đồng bộ hoặc hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch, báo cáo giao dịch…
- Máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
6.3 (Cập nhật) Doanh nghiệp có thể sử dụng song song cả hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền hay không?
Hiện nay, Cơ quan Thuế vẫn cho phép người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền song song. (Theo Cục Thuế TP.HCM)
6.4 Đơn vị kinh doanh bán lẻ có phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Bà Tạ Thị Phương Lan, Phó Vụ trưởng Vụ quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh, cá nhân, Tổng cục Thuế cho biết:
“Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền chưa phải là quy định bắt buộc. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức hóa đơn này để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng. Tuy nhiên, Tổng Cục Thuế đang khuyến khích doanh nghiệp và hộ kinh doanh sử dụng và đã có lộ trình triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.”
6.5 Thông báo phát hành hóa đơn gồm những nội dung gì?
Thông báo phát hành hóa đơn từ máy tính tiền bao gồm các thông tin sau:
- Tên đơn vị phát hành hoá đơn.
- Mã số thuế.
- Địa chỉ.
- Điện thoại.
- Các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)).
- Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in).
- Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in).
- Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử).
- Ngày lập Thông báo phát hành.
- Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
6.6 Gửi thông báo phát hành hóa đơn này đến cơ quan Thuế bằng cách nào?
Bước 1: Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn
Trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ, tổ chức kinh doanh phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn kèm theo mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn, trong thời hạn mười (10) ngày, tính từ ngày ký thông báo phát hành, qua các hình thức sau:
- Gửi trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế.
- Gửi qua hệ thống bưu chính.
- Gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ
Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ và đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận số lượng tài liệu trong hồ sơ và ghi vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
Bước 3: Cơ quan thuế xử lý hồ sơ
Cơ quan thuế xử lý hồ sơ và không phải trả kết quả cho người nộp thuế.
Nếu Thông báo phát hành hóa đơn không đáp ứng đúng quy định, không đủ nội dung trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo cho tổ chức kinh doanh biết.