Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất 2023
Tổng hợp các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất 2023

Hầu hết các thủ tục hành chính về thuế hiện nay đã được thực hiện qua hệ thống điện tử, từ kê khai nộp thuế đến đăng ký thuế điện tử. Cùng với đó, triển khai hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính sẽ là giải pháp được ngành Thuế dự kiến thực hiện trong thời gian tới. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về quy định này và lợi ích khi áp dụng nó.

Cơ sở pháp lý

Quy định về hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Theo Nghị định này, hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Thông tư 78/2021/TT-BTC

Theo Thông tư này, hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc trên toàn quốc từ ngày 1/7/2022. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được xem như một mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp áp dụng tại Việt Nam. Các hình thức hoá đơn điện tử bao gồm: hoá đơn điện tử có mã CQT, hoá đơn điện tử không có mã CQT, và hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền là gì?

Máy tính tiền là một hệ thống thiết bị điện tử có giải pháp công nghệ thông tin, gồm các chức năng chính như tính tiền, lưu trữ dữ liệu bán hàng, khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tra cứu và báo cáo giao dịch.

Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền. Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền gồm 23 ký tự.

C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 - C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Cấu trúc mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

08 đối tượng nên sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Các đối tượng nào nên sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền? Đó là những doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, đang có hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người dùng trong các lĩnh vực như:

  • Trung tâm thương mại
  • Siêu thị
  • Bán lẻ hàng tiêu dùng
  • Ăn uống
  • Nhà hàng
  • Khách sạn
  • Bán lẻ thuốc tân dược
  • Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ và F&B (nhà hàng, quán ăn, karaoke, bida, quán cafe, trà chanh, sinh tố…), việc sử dụng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (POS) có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế là bắt buộc.

5 quy định khi xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền cần nắm rõ

3.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Để sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đơn vị cần đáp ứng các điều kiện sau:

  • Đơn vị có đầy đủ phương tiện điện tử như chữ ký số, đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế.
  • Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, email.
  • Đơn vị sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, có khả năng truyền dữ liệu hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế.

Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, cần lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

3.2. Nguyên tắc áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

Dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nguyên tắc áp dụng cho hoá đơn điện tử như sau:

  • Đơn vị cần đảm bảo nhận biết hoá đơn in từ máy tính tiền truyền dẫn dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  • Đơn vị kinh doanh không bắt buộc sử dụng chữ ký số.
  • Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

3.3. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn từ máy tính tiền cần có đầy đủ các thông tin sau:

  • Thông tin người bán bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế.
  • Thông tin người mua bao gồm Mã định danh cá nhân, mã số thuế (nếu có yêu cầu từ người mua).
  • Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ.
  • Tên sản phẩm, dịch vụ.
  • Đơn giá.
  • Số lượng.
  • Giá thanh toán.
  • Thời điểm lập hóa đơn.
  • Mã của cơ quan thuế.

Lưu ý:

  • Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, nội dung hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có GTGT.
  • Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị. Mã được cấp tự động và theo dải ký tự. Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp.

3.4. Thời điểm xuất hóa đơn từ máy tính tiền

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được quy định như sau:

  1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

  2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng, không được tính vào thời điểm lập hóa đơn.

  3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy, thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là thời điểm bên bán hoàn thành nhiệm vụ cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền.

3.5. Trách nhiệm người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán hàng hoặc người xuất hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có trách nhiệm:

  • Đảm bảo đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền kết chuyển dữ liệu đến cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế áp dụng theo quy định.
  • Lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
  • Áp dụng dải ký tự có mã được cấp bởi cơ quan thuế khi lập hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền đến cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế ngay trong ngày xuất hóa đơn.
  • Chuyển dữ liệu sẽ thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu hoá đơn điện tử. Các đơn vị cung cấp dịch vụ nhận truyền dữ liệu phải đáp ứng các điều kiện theo quy định, được Tổng Cục Thuế thẩm định và công nhận.

Lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

Áp dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại những lợi ích sau:

4.1 Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế

  • Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế, giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn.
  • Tăng tính minh bạch trong các hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp kê khai không tự giác, trung thực từ hộ kinh doanh.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

4.2 Lợi ích của hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với người nộp thuế và các đơn vị kinh doanh

  • Tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực khi mua hoá đơn chứng từ hợp pháp và xử lý sai sót trực tiếp cho các giao dịch phát sinh trên thiết bị tính tiền của đơn vị khi cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền.
  • Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
  • Đơn vị kinh doanh sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giao dịch với khách hàng minh bạch, thuận tiện hơn, tăng tỷ lệ quay lại sử dụng dịch vụ.

Như vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử kết nối máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích kép cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế như là các nhà hàng, quán ăn.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử máy tính tiền

Để có thể xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền, người nộp thuế cần đăng ký sử dụng theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

  • Trường hợp 1: Người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền cần đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
  • Trường hợp 2: Người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử tại:

Câu hỏi liên quan đến hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

6.1 Khi nào cần phải áp dụng Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền?

Hiện chưa có thời gian cụ thể áp dụng hoá đơn từ máy tính tiền, vì Tổng Cục Thuế đang lên kế hoạch và lộ trình xây dựng giải pháp, quy định rõ ràng cho việc áp dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong thời gian tới.

6.2 Máy tính tiền có phải là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp?

Máy tính tiền được coi là thiết bị xuất hóa đơn điện tử có mã hợp pháp vì:

  • Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, là một hệ thống thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng một phần mềm bán hàng có chức năng chung như tính tiền, lưu trữ các thao tác bán hàng, số liệu bán hàng, in hoá đơn, tra cứu giao dịch và báo cáo giao dịch.
  • Máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn bằng phương thức điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.

6.3 (Cập nhật) Doanh nghiệp có thể sử dụng song song cả Hóa đơn điện tử có mã và Hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền hay không?

Hiện nay, Cơ quan Thuế cho phép người nộp thuế sử dụng song song hình thức hoá đơn điện tử có mã và hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền. (Theo Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh)

6.4 Đơn vị kinh doanh bán lẻ có phải bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Theo bà Tạ Thị Phương Lan, Phó Vụ trưởng Vụ quản lý thuế doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ kinh doanh, cá nhân, Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền chưa phải là quy định bắt buộc, đơn vị có thể lựa chọn hình thức hóa đơn này để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng. Tuy nhiên, Tổng Cục Thuế khuyến khích doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng và đã có lộ trình triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

6.5 Thông báo phát hành hóa đơn gồm những nội dung gì?

Thông báo phát hành hóa đơn từ máy tính tiền gồm các nội dung sau:

  • Tên đơn vị phát hành hoá đơn.
  • Mã số thuế.
  • Địa chỉ.
  • Điện thoại.
  • Các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)).
  • Tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in).
  • Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in).
  • Tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử).
  • Ngày lập Thông báo phát hành.
  • Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

6.6 Gửi thông báo phát hành hóa đơn này đến cơ quan Thuế bằng cách nào?

Quá trình gửi thông báo phát hành hóa đơn có thể thực hiện theo các cách sau:

  1. Lập hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn.
  2. Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Thuế, hoặc gửi qua đường bưu chính, hoặc gửi bằng văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
  3. Cơ quan Thuế tiếp nhận hồ sơ và xử lý.

Qua việc áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền, chúng ta có thể thấy rõ những lợi ích của việc sử dụng công nghệ tiên tiến này. Chính vì vậy, EzCash.vn là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và chất lượng. Hãy truy cập EzCash.vn để biết thêm thông tin chi tiết về sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi.

Tìm hiểu thêm: Hỗ trợ chuyển đổi Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền 2023

By Thai Anh

Hỗ trợ bạn đọc có thêm nhiều kiến thức vay vốn. Giúp mọi người có thể giải quyết các vấn đề tài chính trong cuộc sống thường ngày.