Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Hóa đơn điện tử là một trong những tài liệu quan trọng trong quá trình kinh doanh. Tuy nhiên, việc xuất hiện sai sót trên hóa đơn điện tử là điều không tránh khỏi. Vì vậy, việc xử lý và điều chỉnh hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123 là rất quan trọng.

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, hướng dẫn thực hiện Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ. Nội dung xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123 được trình bày như sau:

– Đối với hóa đơn điện tử

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế. Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng không muộn hơn ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ và sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu. Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế. Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót, người bán thực hiện điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.

– Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử

Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử, người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót, người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp. Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thực hiện tại quy định tại Nghị định 123. Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

2. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78, NĐ 123 tại từng trường hợp cụ thể

Để thực hiện xử lý sai sót, điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, Nghị định 123, Quý doanh nghiệp thực hiện các bước như sau:

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai

• Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
• Quy trình xử lý:
  • Bước 1: Người nộp thuế (NNT) lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
  • Bước 2: NTT lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót.

Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai

• Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.
• Quy trình xử lý:
  • Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và KHÔNG LẬP LẠI HÓA ĐƠN MỚI.
  • Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

• Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.

  • Quy trình xử lý:
    • Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.
    • Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
    • Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
    • Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).
  • Chú ý:
    • Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót thì 2 bên ghi rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận.
    • Đối với trường hợp này thì không cần nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế.

• Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

  • Quy trình xử lý:
    • Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.
    • Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
    • Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
    • Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho CQT cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

Trường hợp 4: Xử lý hóa đơn điện tử khi hủy dịch vụ

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ và sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập và Thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy.

Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử

Theo Khoản 6 Điều 12 Thông tư 78, nếu phát hiện hóa đơn giấy trước đó có sai sót sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TB-RSĐT và lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán

• Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế.

  • Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho người bán tại Mẫu số 01/TB-RSĐT qua email để người bán kiểm tra sai sót.

• Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi Cơ quan thuế.

• Bước 3: Hủy/Thay thế/Điều chỉnh hóa đơn, chờ Cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua.

Đây là những phương án cơ bản để xử lý và điều chỉnh hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123. Quý doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân có thể tham khảo và áp dụng phù hợp để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định của pháp luật. Đồng thời, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice và phần mềm kế toán MISA AMIS sẽ giúp quá trình xử lý và điều chỉnh hóa đơn sai sót trở nên dễ dàng và chính xác hơn.