Mặc dù hệ thống VNPT Invoice đã lưu trữ miễn phí tất cả hóa đơn và doanh nghiệp không cần tải về để sử dụng cho công việc kế toán, nhưng trong một số trường hợp, việc tải hóa đơn điện tử VNPT là rất cần thiết để kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chúng.
Hóa đơn điện tử VNPT e-Invoice có thể được tải về theo định dạng PDF hoặc định dạng INV. Dưới đây là hướng dẫn tải hóa đơn điện tử VNPT theo từng định dạng.
Bước 1: Tra cứu hóa đơn điện tử
Đầu tiên, bạn cần truy cập vào cổng tra cứu hóa đơn để tìm hóa đơn mà bạn muốn tải.
Đối với khách hàng không có tài khoản VNPT Invoice
Nếu bạn không có tài khoản VNPT Invoice, bạn có thể thực hiện một trong hai cách sau:
Cách 1:
- Bước 1: Truy cập vào link portal tra cứu hóa đơn. Link này được đính kèm trong email thông báo phát hành hóa đơn hoặc có thể tìm thấy ở phần cuối trang file PDF hiển thị hóa đơn.
- Bước 2: Tại giao diện trang chủ, nhập mã tra cứu hóa đơn, sau đó nhập mã xác thực và bấm “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm như hình minh họa.
Cách 2:
- Bước 1: Truy cập cổng tra cứu hóa đơn VNPT Invoice tại một trong các địa chỉ sau:
- Miền Bắc: https://portaltool-mienbac.vnpt-invoice.com.vn/.
- Miền Trung: https://portaltool-mientrung.vnpt-invoice.com.vn/.
- Miền Nam: https://portaltool-miennam.vnpt-invoice.com.vn/ .
- Bước 2: Tại thanh menu ngang, chọn mục “Tìm kiếm theo mã hóa đơn”.
- Bước 3: Nhập mã tra cứu hóa đơn và mã xác thực vào ô biểu mẫu và bấm “Tìm kiếm”.
Thông tin liên quan: cách tra cứu hóa đơn điện tử của VNPT.
Đối với khách hàng có tài khoản VNPT Invoice
- Bước 1: Mở trình duyệt web và truy cập địa chỉ của portal sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- Mỗi doanh nghiệp sẽ có đường link tra cứu riêng. Đường link thường có dạng https://[MST_nhà_cung_cấp].vnpt-invoice.com.vn/. Ví dụ: https://0123456789.vnpt-invoice.com.vn/.
- Bước 2: Gõ tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác thực để đăng nhập hệ thống.
- Bước 3: Thực hiện tra cứu theo một trong hai cách sau:
- Cách 1: Chọn menu “Hóa đơn”, ngay sau đó hệ thống sẽ hiển thị danh sách thông tin hóa đơn theo tháng. Người dùng tự tìm kiếm hóa đơn cần tải.
- Cách 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn vào ô “Tìm kiếm hóa đơn”, sau đó nhập mã xác thực theo mẫu trong ô captcha. Bấm “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ tự động trả về hóa đơn cần tra.
Lưu ý: Nếu bạn có tài khoản VNPT Invoice nhưng quên mật khẩu đăng nhập, bạn có thể thực hiện tra cứu hóa đơn như sau:
- Bước 1: Tại giao diện đăng nhập, bấm vào mục “Quên mật khẩu”.
- Bước 2: Nhập tên tài khoản và mã xác thực, sau đó bấm [Lưu lại]. Trong một đến vài phút, VNPT sẽ gửi email cấp lại mật khẩu mới để truy cập hệ thống.
- Bước 3: Sau khi đã được cấp mật khẩu mới, bạn truy cập hệ thống và thực hiện theo Bước 3 ở hướng dẫn trên.
Xem thêm Cách sử dụng hóa đơn điện tử VNPT để được hướng dẫn chi tiết từng bước tải phần mềm và đăng nhập vào hệ thống VNPT-Invoice.
Bước 2: Tải hóa đơn điện tử về máy
Khi bạn đã tìm thấy hóa đơn cần tra cứu, bạn có thể tải hóa đơn điện tử VNPT theo định dạng PDF hoặc INV.
Hướng dẫn tải hóa đơn dạng PDF
Cách 1:
- Tìm và nhấn vào cột “Tải file”. Cột này hiển thị trên danh sách hóa đơn theo tháng ở trang menu “Hóa đơn”. Mỗi hóa đơn sẽ có cột Tải PDF tương ứng.
Cách 2:
- Cách này áp dụng cho người dùng tìm kiếm hóa đơn bằng mã xác thực. Khi kết quả tra cứu được trả về, người dùng nhấn xem vào hóa đơn chi tiết và nhấn vào cột “Tải PDF hóa đơn”. Cột này hiển thị ở phần cuối cùng của trang hóa đơn.
Lưu ý:
- Đối với định dạng PDF, bạn có thể tải cả hóa đơn đã ký và hóa đơn chưa ký.
- File hóa đơn PDF thường được tải về để doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử bán ra cho khách hàng hoặc đối tác. Cũng như sử dụng để lưu trữ nội bộ, phục vụ công việc lập báo cáo tài chính, ghi sổ kế toán…
Tải hóa đơn dạng INV
- Bước 1: Nếu muốn tải hóa đơn điện tử VNPT theo định dạng INV, bạn cần nhấn vào dòng hóa đơn để xem nội dung chi tiết của hóa đơn.
- Bước 2: Trong trang nội dung chi tiết của hóa đơn, nhấn nút “Tải hóa đơn” ở phần cuối cùng.
- Bước 3: Chọn thư mục để lưu hóa đơn trong thiết bị máy tính và nhấn “Lưu”.
Lưu ý:
- INV là định dạng dữ liệu chuẩn của hóa đơn điện tử và chỉ có thể tải về đối với các hóa đơn đã ký, đã được khách hàng xác nhận.
- Các phần mềm thông thường như Foxit Reader, Adobe không thể đọc được hóa đơn INV. Do đó, khi tải hóa đơn điện tử VNPT theo định dạng INV, bạn phải sử dụng website đọc hóa đơn của Tổng cục thuế hoặc tải phần mềm chuyên dụng EInvoiceViewer.
Hướng dẫn cài đặt phần mềm EInvoiceViewer của VNPT:
- Bước 1: Tại giao diện trang chủ của portal tra cứu hóa đơn, bạn chọn menu “Hỗ trợ”, sau đó chọn “Phần mềm xem hóa đơn”.
- Bước 2: Hộp thoại tải phần mềm sẽ hiển thị, bạn chọn thư mục lưu tệp phần mềm trên máy và nhấn nút tải. Phần mềm sẽ được tải về dưới dạng file EInvoiceViewer.exe.
- Bước 3: Mở file đã tải, làm theo các bước hướng dẫn để cài đặt phần mềm vào máy.
- Bước 4: Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn có thể mở phần mềm EInvoiceViewr, chọn mục “Open” trên thanh menu, tìm và mở hóa đơn cần đọc.
Tải nhiều hóa đơn cùng lúc
Để tiết kiệm thời gian, thay vì tải từng hóa đơn một, bạn có thể tải nhiều hóa đơn điện tử VNPT cùng lúc. Tuy nhiên, chỉ người dùng có tài khoản VNPT Invoice mới có thể sử dụng tính năng này.
Hướng dẫn thực hiện:
- Bước 1: Truy cập cổng tra cứu hóa đơn VNPT Invoice.
- Bước 2: Chọn menu “Hóa đơn” trên thanh menu, hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn đã phát hành bởi tài khoản của doanh nghiệp.
- Bước 3: Lọc danh sách hóa đơn theo các trường phân loại của hệ thống. Bạn có thể lọc theo tháng và năm.
- Bước 4: Hệ thống sẽ trả về danh sách hóa đơn đã lọc theo yêu cầu.
- Bước 5: Nhấn vào nút “Tải file excel” hoặc “Tải file PDF” ở phía cuối trang danh sách hóa đơn.
- Bước 6: Xem file danh sách đã tải về máy.
Đó là hướng dẫn chi tiết các cách tải hóa đơn điện tử VNPT về máy. Doanh nghiệp nên phân loại từng hóa đơn trong các thư mục lưu trữ riêng và đồng bộ những thư mục này lên các nền tảng đám mây như VNPT Cloud, Smart Cloud để đảm bảo an toàn dữ liệu. Ngoài ra, nếu lưu trữ hóa đơn trong máy, doanh nghiệp nên lưu trữ cả hai định dạng PDF và INV để có thể đối chiếu dữ liệu trong những trường hợp cần thiết.
Nhìn chung, VNPT Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn có thể trải nghiệm nhiều ưu điểm nổi bật và tính năng đa dạng, phục vụ hiệu quả cho các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn. Không chỉ dừng lại ở đó, về lâu dài, VNPT Invoice còn giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình vận hành và tiết kiệm chi phí đáng kể.
Đặc biệt, nền tảng hóa đơn điện tử VNPT được xây dựng tuân theo các tiêu chuẩn và quy định pháp lý mới nhất và có khả năng tương thích dễ dàng với nhiều hệ thống của doanh nghiệp. Chính vì vậy, VNPT Invoice đã và đang trở thành sự lựa chọn đáng tin cậy của hơn 40.000 khách hàng.
Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua:
- Website: EzCash.vn
- Hotline: 1800 1260
- Email: [email protected]
- Tư vấn miễn phí: https://bit.ly/oneSME_ContactUs