Với mục tiêu rộng lớn của Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chính về việc áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp ngày càng quan tâm hơn đến việc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, bạn có biết chi phí liên quan đến đăng ký, khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử không? Hãy cùng tìm hiểu về những khoản chi phí cần lưu ý của doanh nghiệp.
1. Hóa đơn điện tử có tiết kiệm chi phí hơn hóa đơn giấy?
Trước đây, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, chi phí ước tính mỗi tờ hóa đơn gồm:
- Chi phí in ấn: 1.500 đồng/tờ.
- Chi phí vận chuyển (chuyển phát nhanh hóa đơn): 20.000 – 25.000 đồng/lần gửi.
- Chi phí lưu trữ: Mất khoảng 10-15 năm.
- Chi phí khác: Chi phí thuê nhân sự quản lý hóa đơn, chi phí điện thoại,…
Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm hàng nghìn tỷ đồng mỗi năm.
Theo ước tính của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải trả mức chi phí trung bình là khoảng 4.000 tỷ đồng mỗi năm. Không chỉ tốn kém, việc sử dụng hóa đơn giấy còn gây ra nhiều vấn đề như rủi ro mất, cháy, hỏng, rò rỉ dữ liệu hóa đơn…
Theo Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lên đến 3.000 tỷ đồng mỗi năm.
2. Phí khởi tạo hóa đơn điện tử là bao nhiêu?
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý một số chi phí sau đây:
- Chi phí khởi tạo: Đây là chi phí phát sinh một lần duy nhất khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử: Thường, các nhà cung cấp sẽ có nhiều gói với mức giá khác nhau, phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
- Phí sử dụng dịch vụ nhận – truyền – lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định mới nhất, nếu nhà cung cấp mà doanh nghiệp đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử chưa được chứng thực là tổ chức nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng thêm dịch vụ của đơn vị trung gian đã được công nhận là tổ chức nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Phí dịch vụ khác: Chi phí thiết kế mẫu hóa đơn, tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử,…
3. Phí khởi tạo hóa đơn điện tử E-invoice
E-invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, một trong những nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế thẩm định từ năm 2011. ThaisonSoft là đơn vị hàng đầu trong danh sách các tổ chức nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế cung cấp.
Để đăng ký sử dụng E-invoice, ThaisonSoft cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và dịch vụ nhận – truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, giúp tiết kiệm chi phí và tiện ích cho doanh nghiệp. E-invoice tuân theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Phí khởi tạo hóa đơn điện tử E-invoice như sau:
Đối với dịch vụ hóa đơn điện tử:
Lưu ý:
- Số lượng hóa đơn không giới hạn thời gian sử dụng. Nếu trong năm tài chính, doanh nghiệp không sử dụng hết, số hóa đơn còn thừa sẽ được chuyển tiếp qua năm kế tiếp.
- ThaisonSoft miễn phí hoàn toàn mẫu hóa đơn điện tử trong kho mẫu có sẵn.
- Khách hàng có thể tự thiết kế mẫu. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế mẫu hóa đơn đặc thù.
- Hình thức thanh toán: Thanh toán 100% giá trị gói cước ngay sau khi ký hợp đồng.
- Phí dịch vụ hóa đơn điện tử đã bao gồm: Phí lưu trữ cho mỗi hóa đơn trong vòng 10 năm, tính từ ngày phát hành hóa đơn.
- Phí dịch vụ hóa đơn điện tử chưa bao gồm: Chi phí thiết bị chữ ký số (HSM, CA).
Đối với dịch vụ nhận – truyền – lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử:
Lưu ý: Số lượng hóa đơn truyền nhận không giới hạn thời gian sử dụng.
Trên đây là những thông tin giải đáp về phí khởi tạo hóa đơn điện tử. Tùy thuộc vào nhà cung cấp, chi phí khởi tạo hóa đơn điện tử sẽ có sự khác biệt. Tuy nhiên, chung quy lại, việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với hóa đơn giấy, đặc biệt khi xem xét ưu tiên tối ưu chi phí trong dài hạn.
Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện và hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ với Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn và tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://ezcash.vn/