Trong quá trình kinh doanh, việc xuất sai số tiền trên hóa đơn điện tử là một trong những lỗi thường gặp và phổ biến. Để giúp các doanh nghiệp khắc phục vấn đề này, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 78/2021, hướng dẫn cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử. Hôm nay, hãy cùng EzCash.vn tìm hiểu về cách xử lý hóa đơn điện tử xuất sai số tiền năm 2023.
1. Quy định Thông tư 78 về xử lý hóa đơn điện tử sai sót
Theo Khoản 1, Điều 7 của Thông tư 78/2021, các cơ quan thuế sẽ xem xét cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót trong một số trường hợp. Cụ thể, các trường hợp bao gồm:
- a) Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót: Trong trường hợp này, người bán có thể cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
- b) Hóa đơn điện tử đã lập khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Nếu sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán phải hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- c) Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và đã được xử lý: Nếu sau đó phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, người bán sẽ tiếp tục xử lý theo cách đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
- d) Thông báo kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót: Người bán cần thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh. Thông báo phải ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế.
- e) Hóa đơn điện tử lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót: Trong trường hợp này, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
2. Hướng dẫn xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử xuất sai số tiền
Dựa vào quy định trên, E-invoice sẽ hướng dẫn các kế toán về cách xử lý cụ thể cho các trường hợp hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế xuất sai số tiền.
2.1. Hóa đơn điện tử đã cấp mã cơ quan Thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị xuất sai số tiền
Bước 1: Thông báo với cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan Thuế cấp mã hóa đơn mới, thay thế hóa đơn đã lập và gửi cho người mua.
2.2. Hóa đơn điện tử xuất sai số tiền nhưng đã gửi người mua và phát hiện xuất sai số tiền
Trong trường hợp này, kế toán có thể áp dụng 2 cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Nếu người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập xuất sai số tiền phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số ngày tháng, năm”.
Lưu ý: Riêng với nội dung về giá trị trên hóa đơn xuất sai số tiền, người bán cần ghi rõ: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) theo thực tế điều chỉnh.
Cách 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế
- Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử có xuất sai số tiền.
- Trừ khi người bán và người mua đã thỏa thuận lập văn bản trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót (thực hiện theo cách 1), người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn điện tử thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Sau đó, người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử xuất sai số tiền và gửi cơ quan Thuế để cấp mã mới và gửi cho người mua.
3. Mẫu đơn thông báo hóa đơn điện tử có sai sót
Theo quy định tại Điều 1, Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Khoản 3, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 20/6/2022, việc tiếp nhận và xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót quy định như sau: “Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.”
Người bán cần điền thông tin doanh nghiệp và thông tin hóa đơn bị xuất sai số tiền vào Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Trong thời hạn muộn nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn sai sót đó, người bán cần nộp đơn thông báo điều chỉnh hóa đơn tới cơ quan Thuế.
Hy vọng bài viết đã giúp các doanh nghiệp và kế toán hiểu rõ hơn về cách sửa đổi hóa đơn điện tử xuất sai số tiền theo Thông tư 78/2021. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel: 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://ezcash.vn
- Fanpage: Hóa đơn điện tử EzCash