Hóa đơn điện tử là một chủ đề quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, vẫn có nhiều câu hỏi xoay quanh hóa đơn điện tử mà nhiều người còn mơ hồ với. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử, cùng khám phá nhé!

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?

Trong quá trình sử dụng và áp dụng thí điểm hóa đơn điện tử, chúng ta dựa trên cơ sở pháp lý sau đây:

  • Các văn bản do Chính phủ ban hành, bao gồm:
    • Luật Giao dịch điện tử 2005.
    • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
    • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
    • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
    • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
    • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.
  • Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành, bao gồm:
    • Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
    • Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
    • Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?

  • Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu nhằm xác định người chủ của dữ liệu đó, có thể hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.
  • Chữ ký điện tử là một phần không thể thiếu của hóa đơn điện tử, giúp xác thực hóa đơn điện tử là của đơn vị điện lực phát hành.
  • Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành, nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.
  • Chứng thư điện tử được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:
    • Chống từ chối bởi người ký.
    • Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn trong quá trình lưu trữ, truyền nhận.
  • Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

3. Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất, không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế đều khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất.

4. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính, bạn phải làm gì?

Sau khi bạn tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), hãy làm theo các bước sau để mở hóa đơn:

  • Giải nén file .zip vừa tải về.
  • Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml.
  • Bạn có thể dùng trình duyệt web, như Internet Explorer (IE), để xem hóa đơn. Chọn “Open with” và chọn “Internet Explorer (IE)” để mở. Nếu IE không hiển thị, bạn có thể chọn “Browse” để tìm trình duyệt IE.
  • Sau khi chọn xong, hóa đơn sẽ tự động hiển thị trên màn hình.

Ngoài ra, khi sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn cung cấp, bạn sẽ nhận được email kèm theo Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn và văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử. Bạn chỉ cần click vào đường dẫn “Xem hướng dẫn chi tiết” để tải về và làm theo các bước trong hướng dẫn để xem hóa đơn.

5. Để xem được hóa đơn điện tử, bạn có cần phải cài đặt phần mềm gì nữa không?

Để xem được hóa đơn điện tử, nếu máy tính của bạn chưa có, bạn cần cài đặt các chương trình sau:

  • Chương trình giải nén như Winrar hoặc sử dụng tính năng giải nén của Windows để giải nén file nén .zip.
  • Chương trình đọc file PDF như Foxit Reader, Adobe Reader để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

6. Khi phát hiện thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót, bạn phải làm gì?

Trong trường hợp bạn phát hiện sai sót trong hóa đơn đã nhận, bạn cần:

  • Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn.
  • Nếu bạn cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bạn cần phối hợp với bên bán để tìm phương án xử lý phù hợp:
    • Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên.
    • Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn.

7. Khách hàng có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?

Sau khi mua hàng, bạn sẽ nhận được hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Bạn không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Tuy nhiên, nếu bạn cẩn thận, bạn có thể tải file hóa đơn dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp bạn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán, bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho bạn.

8. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử, bên mua có thể thanh toán bằng hình thức nào?

Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử, bên mua vẫn có thể thanh toán bằng các hình thức như khi sử dụng hóa đơn giấy:

  • Tiền mặt
  • Chuyển khoản
  • Thẻ tín dụng
  • Các hình thức khác

Thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn phụ thuộc vào thoả thuận giữa bên mua và bên bán để tìm ra phương án hợp lý nhất.

9. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

  • Đối với khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế, không cần thiết phải ký số vào hóa đơn điện tử mà bạn nhận được.
  • Đối với doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế, bạn bắt buộc phải ký số vào hóa đơn điện tử như là cách xác thực cho hóa đơn. Hóa đơn điện tử đã được ký số mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có giá trị pháp lý, có thể sử dụng với cơ quan thuế.
  • Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, bạn không cần phải có chữ ký của mình và dấu của bên bán. Hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ, được cơ quan thuế chấp nhận.
  • Ngoài ra, còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán có thể xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua không cần phải ký số vào hóa đơn.

10. Khách hàng kê khai thuế với hóa đơn điện tử như thế nào?

  • Sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, bạn có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
  • Bạn cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho bạn hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

Hãy lưu ý rằng thông tin trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để biết thông tin chính xác và chi tiết hơn, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử của bạn. Đừng quên truy cập EzCash.vn để tìm hiểu thêm về các dịch vụ tài chính của chúng tôi.

By Thai Anh

Hỗ trợ bạn đọc có thêm nhiều kiến thức vay vốn. Giúp mọi người có thể giải quyết các vấn đề tài chính trong cuộc sống thường ngày.