Hiện nay, file Excel đã trở thành công cụ quản lý phổ biến trong các cửa hàng. Sử dụng mẫu Excel quản lý khách hàng không chỉ giúp theo dõi thông tin khách hàng nhanh chóng mà còn giúp hoạt động quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn.
Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý này qua bài viết dưới đây nhé.
Ưu điểm của mẫu Excel quản lý khách hàng
Mẫu excel quản lý khách hàng
So với phương pháp quản lý bằng sổ sách truyền thống, quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đem lại tính chính xác cao hơn.
Thay vì sử dụng file excel, ngày càng nhiều chủ shop chuyển sang sử dụng Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet. Phần mềm này cho phép theo dõi giao dịch, chăm sóc khách hàng, và tạo nhóm khuyến mãi ngay trên điện thoại di động – một cách đơn giản và hiệu quả.
Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý công nợ bằng Excel chi tiết nhất
Bên cạnh đó, mẫu Excel quản lý khách hàng còn có nhiều ưu điểm nổi bật như sau:
- Lưu trữ thông tin khách hàng tập trung, giúp theo dõi và tính toán số liệu nhanh chóng và chính xác.
- Quản lý thông tin khách hàng đầy đủ và có hệ thống, tránh việc bỏ quên các khách hàng cũ.
- Các thuật toán của Excel có thể hỗ trợ phân loại khách hàng, giúp quản lý trở nên dễ dàng và thuận lợi.
- Phần mềm quản lý khách hàng bằng Excel miễn phí giúp chủ cửa hàng tiết kiệm chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng.
MIỄN PHÍ dùng thử
2. Tải mẫu Excel quản lý khách hàng và một số lưu ý khi sử dụng
Chẳng cần phải xem hướng dẫn tạo mẫu excel quản lý khách hàng, chỉ cần tải file excel mẫu dưới đây, bạn sẽ mất vài phút để sử dụng mẫu Excel quản lý khách hàng hiệu quả. Người dùng trước hết cần xây dựng được những thông tin cần thiết có trong file. Các file mẫu sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp quản lý này và áp dụng hiệu quả cho cửa hàng:
- Mẫu 1: TẢI file Excel mẫu 1 TẠI ĐÂY
- Mẫu 2: TẢI file Excel mẫu 2 TẠI ĐÂY
Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng cần ghi nhớ một số lưu ý khi sử dụng file mẫu Excel quản lý khách hàng:
- Các thuật toán của Excel khá phức tạp, vì vậy người dùng cần có kiến thức về Excel để làm việc hiệu quả hơn.
- Khi nhập liệu, tránh các lỗi thường gặp như lỗi độ rộng, lỗi đánh số sai tên hàm hay lỗi tham chiếu vì nó có thể ảnh hưởng đến kết quả tính toán.
- Excel sẽ chạy chậm nếu mở file quá nặng, vì vậy cần chia các dữ liệu thành các file khác nhau.
MIỄN PHÍ dùng thử
Xem thêm: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ
3. Lưu ý đắt giá khi dùng file mẫu excel quản lý khách hàng
Không ai có thể chối cãi sự tiện lợi mà file excel mang lại với chi phí rẻ và hàm tính toán logic, khoa học được thiết lập sẵn trong excel giúp chủ shop làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng excel cũng mang lại một số bất tiện:
- Nắm rõ các hàm tính toán trong excel.
- Sai dấu chấm hoặc dấu phẩy cũng làm toàn bộ bảng tính sai số.
- Không truy cập được lịch sử thao tác, mất dữ liệu khó tìm lại được.
- Chỉ sử dụng được trên máy tính, không dùng được trên điện thoại.
Trước đây, chủ shop đã dùng excel để thay thế sổ theo dõi khách hàng, tuy nhiên, bây giờ excel lại “lạc hậu” bị thay thế bởi phần mềm quản lý bán hàng.
Ở thời đại 4.0, việc cải tiến công nghệ quản lý không thể thiếu. Nếu không muốn tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh, thì chủ shop nào cũng nên lựa chọn việc thay đổi sang phần mềm quản lý.
MIỄN PHÍ dùng thử
4. Xu hướng mới: Quản lý dữ liệu khách hàng bằng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp
Đối với các cửa hàng có quy mô lớn và số lượng khách hàng mở rộng, quản lý khách hàng trên Excel không đem lại hiệu quả và chính xác cao. Do đó, quản lý dữ liệu khách hàng bằng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp là một sự lựa chọn thay thế phù hợp cho các chủ cửa hàng.
Trong đó, KiotViet là một trong những phần mềm bán hàng được người dùng tin tưởng nhất. Phần mềm này không chỉ giúp chủ cửa hàng quản lý thông tin khách hàng dễ dàng và nhanh chóng, mà còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích.
– Quản lý thông tin cơ bản của khách hàng
Với phần mềm bán hàng KiotViet, việc quản lý thông tin cơ bản của khách hàng trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Thông tin về tên, tuổi, số điện thoại, thời gian mua hàng đều được lưu trữ chính xác và đầy đủ.
Điều này không chỉ giúp chủ cửa hàng theo dõi tình hình khách hàng một cách chặt chẽ mà còn hỗ trợ việc chăm sóc khách hàng trong tương lai.
Xem thêm: Giải pháp quản lý khách hàng hiệu quả bằng phần mềm bán hàng
– Quản lý khách hàng theo nhóm
Quản lý khách hàng theo nhóm trên phần mềm KiotViet
KiotViet cho phép người dùng phân loại khách hàng theo từng nhóm với các điều kiện thiết lập khác nhau. Dựa vào từng nhóm khách hàng này, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng xây dựng các chương trình ưu đãi riêng biệt, vừa đem lại hiệu quả cao vừa tiết kiệm chi phí cho cửa hàng.
MIỄN PHÍ dùng thử
– Quản lý khách hàng theo chi nhánh
Đối với chuỗi cửa hàng có nhiều chi nhánh, tính năng này sẽ giúp chủ cửa hàng theo dõi thông tin của khách hàng ở từng chi nhánh khác nhau.
Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể xem báo cáo khách hàng theo từng chi nhánh, từ đó nắm rõ tình hình kinh doanh và công nợ của cửa hàng một cách chính xác nhất.
– Theo dõi lịch sử đặt/bán hàng cho khách
Không chỉ quản lý thông tin khách hàng, KiotViet còn cho phép chủ cửa hàng theo dõi lịch sử bán hàng cho khách. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn cùng với thông tin chi tiết về thời gian, người tạo, và số tiền. Điều này giúp chủ cửa hàng theo dõi việc bán hàng hiệu quả, hạn chế tình trạng sai sót và thất thoát.
Xem thêm: Quản trị quan hệ khách hàng là gì? Quy trình quản trị khách hàng
– Quản lý nợ cần thu từ khách hàng
Tính năng quản lý nợ cần thu từ khách hàng của phần mềm KiotViet
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet để quản lý khách hàng, hệ thống sẽ tự động theo dõi nợ cần thu từ khách. Nhờ đó, chủ cửa hàng sẽ có thể đề ra những cách xử lý công nợ phù hợp nhất, giảm thiểu tình trạng nợ quá nhiều từ khách hàng.
Quản lý khách hàng trên Excel tuy có nhiều ưu điểm như chính xác và tiết kiệm, nhưng nó chưa thực sự đem lại hiệu quả cao đối với các cửa hàng có số lượng khách hàng lớn. Chính vì vậy, phần mềm bán hàng với tính năng quản lý khách hàng sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn cho các chủ cửa hàng.
MIỄN PHÍ dùng thử
Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về việc quản lý khách hàng bằng Excel cũng như bằng phần mềm để có thể áp dụng hiệu quả cho cửa hàng.