[Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123
[Mới] Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những sai sót xảy ra. Vì vậy, việc xử lý các hóa đơn này đòi hỏi sự chính xác và cẩn thận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 123, Thông tư 78

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và Nghị định 123

Ngày 17/9/2021, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ. Trong thông tư này, có đề cập đến việc xử lý hóa đơn điện tử khi gặp sai sót. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng:

– Đối với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế:

Người bán có thể thông báo điều chỉnh cho từng hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh (Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ, người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn (Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót, các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu (Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

– Đối với trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót:

Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế (Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

– Đối với trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót:

Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh. Đồng thời, khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) (Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

– Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử:

Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử, người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung. Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót, người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp (Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC).

2. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78, NĐ 123 tại từng trường hợp cụ thể

Để xử lý sai sót và điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123, Quý doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

Trường hợp 1: Người bán tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai (Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

Quy trình xử lý:

Bước 1: Người nộp thuế (NNT) lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

Doanh nghiệp/kế toán thực hiện thông báo với cơ quan thuế (CQT) theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

CQT thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của CQT.

Trường hợp hóa đơn sai sót này chưa gửi cho khách hàng nên khi hủy hóa đơn không cần thông báo hủy cho khách hàng.

*Lưu ý:

  • Người nộp thuế không được tự ý vào chức năng Hủy hóa đơn sai sót trên phần mềm của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT trước khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT. Trường hợp đã hủy hóa đơn trước khi lập mẫu thì liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT để được hỗ trợ xử lý.
  • Có thể làm Mẫu 04/SS-HĐĐT với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn điện tử sai sót.
  • Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất được tính là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh*.

Bước 2: NTT lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót

Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:

Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai (Căn cứ theo Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Phương án xử lý: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.

Quy trình xử lý:

Bước 1: Người bán tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và KHÔNG LẬP LẠI HÓA ĐƠN MỚI.

Anh/chị có thể tham khảo hình ảnh minh họa về việc gửi thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho người mua.

Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Anh/chị có thể tham khảo hình ảnh minh họa về việc lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế.

Minh họa thao tác trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice.

Lưu ý:

  • Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.
  • Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.

Quy trình xử lý:

  1. Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.
  2. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  3. Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
  4. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

Lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, nêu rõ sai sót trong văn bản thỏa thuận. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” theo hướng dẫn tại Điểm b1 Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế

Quy trình xử lý:

  1. Bên bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót để gửi cho bên mua.
  2. Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
  3. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  4. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Video hướng dẫn chi tiết các bước xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice.

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh cho HĐĐT có sai sót.

Quy trình xử lý:

  1. Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho bên mua.
  2. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
  3. Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
  4. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT không có mã) hoặc gửi cho cơ quan thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).

By Thai Anh

Hỗ trợ bạn đọc có thêm nhiều kiến thức vay vốn. Giúp mọi người có thể giải quyết các vấn đề tài chính trong cuộc sống thường ngày.